HEYRÐU Í OKKUR!

Ármúla 6,

108 Reykjavík

893-8164

690-9090       

Vista Expo ehf

Ármúla 6

108 Reykjavík

kt. 660515-0110

VSK nr. 121119

 

  • Grey Facebook Icon
  • Grey Twitter Icon
  • Grey YouTube Icon
  • Grey Instagram Icon

© 2019 Vista Expo ehf.

SKILMÁLAR OG HANDBÓK

FYRIR SÝNENDUR FIT & RUN SEM HALDIN VERÐUR Í

LAUGARDALSHÖLL 16. OG 17. ÁGÚST 2018.

Sýningin FIT & RUN fer fram samhliða skráningarhátíðinni fyrir Reykjavíkurmaraþon Íslandsbanka sem fram fer dagana 16. og 17. ágúst 2018. Vista Expo er ábyrgðar- og framkvæmdaraðili sýningarinnar, hér eftir nefnd sýningarstjórn.  Sýningin er haldin í samvinnu við Reykjavíkurmaraþon Íslandsbanka.

Heimasíða sýningarinnar er á slóðinni: www.fitrunexpo.is þar sem er að finna frekari upplýsingar um sýninguna.

 

1.gr. Uppsetning sýningarbása

 

Gólfsvæði með stöðluðu sýningarkerfi

Þeir sýnendur sem leiga gólfpláss með sýningarkerfi / bás, fá básinn sinn tilbúinn miðvikudaginn 15. maí kl. 13:00 til að stilla upp. Á þá sýningarbásinn að vera uppsettur, með skyggni, ljósum og merkingu með nafni fyrirtækisins framan á básnum.  Sýnendur skulu hafa lokið við uppstillingu síns sýningarsvæðis fyrir kl. 13:00 fimmtudaginn 16. ágúst 2017, en milli kl. 13:00 og fram að opnun kl. 15:00 verður sýningarsvæðið ryksugað og einnig mun dómnefnd á þeim tíma velja, flottasta sýningarbásinn og frumlegasta sýningarbásinn.

 

Sýnendur geta unnið við sína bása á eftirfarandi tímum:

Miðvikudagur, 15. ágúst.  Frá kl. 13:00 til kl. 20:00.

Fimmtudagur, 16. ágúst.  Frá kl. 08:00 til kl. 13:00  

 

Gólfsvæði ÁN staðlaðs sýningarkerfis

Þeir sem leigja gólfpláss án sýningarkerfis geta komið inn kl. 08:00 þriðjudaginn 14. ágúst 2017 í samráði við sýningarstjórn og byrjað að setja upp sitt sýningarsvæði.

 

Sýnendur geta unnið við sína bása á eftirfarandi tímum:

Þriðjudagur, 14. ágúst.     Frá kl. 08:00 til kl. 20:00.

Miðvikudagur, 15. ágúst.  Frá kl. 08:00 til kl. 20:00.

Fimmtudagur, 16. ágúst.  Frá kl. 08:00 til kl. 13:00.

 

Sýningin verður formlega opnuð fimmtudaginn 16. ágúst nk. kl. 15:00.

Sýnanda ber að klára uppsetningu og frágang á uppsettum tíma þar með talið þrif á og í kringum sýningarbás.

Ef sýnandi þarf meiri tíma til uppsetningar þarf að semja um það sérstaklega við sýningarstjórn. Efni í sýningarbása þarf að koma tilbúið til uppsetningar inn í Laugardalshöllina. Ekki er heimilt að smíða/saga eða mála leikmyndir eða annað efni innandyra nema í samráði við sýningarstjórn. Sé þörf á minniháttar lagfæringum á staðnum er sýnandi beðinn um að gera það utandyra í samráði við sýningarstjórn.

Sýnanda er bent á að hafa meðferðis brettatjakk eða hjólavagna ef þess gerist þörf vegna flutnings inn á sýningarsvæði. Rafmagnstjakkar eru bannaðir þar sem þeir hafa valdið tjóni á gólfefni í húsinu. Einungis er leyfilegt að nota GAFFER límband ef festa þarf eitthvað með límbandi.

Heimilt er að hengja markaðsefni upp í loft og skal það gert í samráði við sýningarstjórn.

Gert er ráð fyrir að almenn ljós í lofti Laugardalshallar verði dempuð eða slökkt meðan á sýningu stendur.  Ljós í sýningarbásum eru því afar mikilvæg auk þess sem að gangvegir verða sérstaklega upplýstir.

2.gr.  Niðurtaka sýningarkerfis

Sýningunni líkur kl. 19:00, föstudaginn 17 ágúst.   Niðurtaka skal hefjast strax eftir sýningu og miðast við lokið sé við að tæma básanna af búnaði og vörum. Mikilvægt er að Merking – Expo komist sem fyrst í að taka niður stöðlðu sýningarkerfin og þarf að vera búið að tæma básanna þannig að það sé mögulegt. Hægt er að nýta laugardaginn, frá kl. 08:00 til kl. 12:00 til að taka búnað af sýningarsvæðinu.

3.gr. Gólfpláss með sýningarkerfi (bás)

Gólfpláss með sýningarkerfi (sýningarbás) verða afmarkaðir með 2,5 metra háum skilveggjum með skyggni og lýsingu í bás og merkingu fyrirtækis. Ein merking, þ.e. nafn fyrirtækisins er sett á skyggni sýningarbáss, tvær merkingar á hornbása og er það innifalið í verðinu, hafi verið pantað sýningarkerfi fyrir gólfsvæði. Skyggni bása verða rauð með hvítum stöfum.   Eitt ljós er innifalið á hvern 2,5 fm gólfpláss. Þannig eru t.d. um fjórir ljóskastarar í 10 fm bás.
Sýnendur skulu halda sig innan þess sölusvæðis sem sýnandi hefur til umráða samkv. samningi.  

4.gr. Hæð bása

Stöðluð hæð sýningakerfabása er 2,5 metrar.  Hægt er að fara hærra með bása, eða markaðsefnni innan þess gólfsvæðis sem sýnandi hefur til umráða.  Taka þarf ákvörðun um slíkt í samvinnu við sýningarstjórn.

5.gr. Undirbúningsfundir fyrir sýnendur

Haldnir verða tveir undirbúningsfundir fyrir sýnendur þar sem farið verður yfir skipulag sýningarinnar og áherslur.

Þar verður m.a. farið yfir skipulag á uppsetningu sýningarinnar, þá þjónustu sem sýnendum stendur til boða fyrir sýninguna auk þess sem góð ráð verða gefin varðandi uppstillingu bása, framsetningu á vörum og hvernig hægt sé að ná betri árangri í sölu o.fl. 

Fyrri undirbúnings fundurinn verður haldinn fimmtudaginn19. júlí nk. kl. 10:00 – 12:00 í Laugardalshöll ( salur 1 – inngangur A).

Seinni fundurinn verður haldinn föstudaginn 10. ágúst frá kl. 10:00 til 12:00 í Laugardalshöll á sama stað.

Fundirnir verða eins uppsettir og er nægilegt að mæta á annan hvorn þeirra.

6.gr. Gólfefni

Sýningarsalur verður teppalagður svörtum teppaflísum sem Laugardalshöll útvegar og sér um að setja á og taka af. Ekki er leyfilegt að klippa, skera eða skrúfa í teppaflísar og ber sýnandi kostnaðarábyrgð sé það gert.   

 

7.gr. Þjónusta við sýnendur við sýningarbásinn

Merking – Expo bíður upp á alhliða þjónustu við sýnendur fyrir sýningarsvæðið.  Þannig er hægt að panta aukahluti fyrir sýningarsvæðið, teppi á gólf sýningarbáss, prentun á skilveggi og uppsetningu eða leiguhúsgögn fyrir sýningarsvæðið, allt á einum stað.    Sjá:  www.merking.is/#!merking-expo/p16wx    

a.Þjónusta vegna aukahluta

Þjónustuaðili vegna aukahluta er Merking – Expo í síma:  562 7044.  Netfang: fitandrun@merking.is

 

8.Þjónusta vegna prents og uppsetningar þess

Þjónustuaðili fyrir prent og uppsetningu er Hilmar H. Eiríksson hjá Merking-Expo, sími: 562-7043.  Netfang: fitandrun@merking.is

 

9.Rafmagn

Rafvirki sýningarinnar er Guðjón Guðnason rafvirki hjá Sýningarljósum ehf og þjónustar hann sýnendur með rafmagnstengla ljósabúnað og þess háttar. Síminn hjá Guðjóni er 896-5171 og netfangið: syningarljos@simnet.is    

Sérstaklega þarf að óska eftir rafmagstengil í bás.  Fast gjald er fyrir venjulegan rafmagnstengil, sjá verðskrá en venjulegur tengill miðast við notkun tölvu og skjá eða skjávarpa.

Ekki má samnýta rafmagnstengil milli bása svo tryggt sé að nægt rafmagn sé fyrir hendi.

Leigutaki þarf að slökkva á öllum raftækjum utan opnunartíma sýningar. Ef leigutaki hefur raftæki sem nauðsynlega þurfa að vera í gangi utan opnunartíma skal hann taka það fram þegar hann semur um rafmagnsnotkun. Sýnandi ber að ganga frá öllum rafmagnslögnum svo að ekki stafi hætta af þeim. Ekki er heimilt að leggja rafmagnslögn á gólf sýningarbáss án þess að ganga frá þeim á viðeigandi máta.  

10.gr. Þyngdartakmarkanir og upphengingar

Mismunandi þyngdartakmarkanir eru á gólfi hússins svo ef færa á hlut sem er þyngri en 1.000 kg. skal það gert í samráði við verkefnisstjóra Laugardalshallarinnar sem er Arna Kristín Hilmarsdóttir 618 3138. 

Ef hengja á í loft hússins skal það gert í fullu samráði við sýningarstjórn á kostnað sýnanda, sjá gjaldskrá. Öll meðferð lyftubúnaðar eða lyftara er bönnuð nema í fullu samráði við starfsmenn Laugardalshallarinnar og sýningastjórn.

Sýnendum er óheimilt að fara upp í göngubrú í lofti, öll vinna sem fara þarf fram í lofti skal gerð í samráði við sýningarstjórn.

11.gr. Sýningarsvæði fyrir góðgerðarfélög

Góðgerðarfélögum er boðið upp á gólfsvæði með sýningarkerfi, sjá teikningu sýningarsvæðis. Þar er gert ráð fyrir að hvert góðgerðarfélag fái sýningarsvæði sem er 4 eða 6 fm. að stærð.  Um er að ræða sýningarkerfabás með skyggni með nafni góðgerðarfélagsins og ljósum í básinn.  Jafnframt fylgir með borð auk tveggja klappstóla á hvert félag.  Góðgerðarbás er ætlaður fyrir góðgerðarsamtök og íþróttarfélög sem þannig er gefið tækifæri á að kynna starfsemi sína.

12.gr. Sýningardagar og tími

Sýningin er opin sem hér segir:

Fimmtudagur, 16. ágúst, frá kl. 15:00 til 20:00.

Föstudagur, 17. ágúst, frá kl. 14:00 til 19:00.

 

Gestum verður ekki hleypt inn á sýningarsvæðið eftir kl. 20:00 á fimmtudeginum og ekki eftir kl. 19:00 á föstudeginum. Mikilvægt er þó að gera ráð fyrir að sýnendur standi vaktina í básunum a.m.k. 30 mínútum lengur.

Sýningin er opin þátttakendum Reykjavíkurmaraþonsins og einnig almennum gestum báða sýningardaganna.

Frítt verður inn á sýninguna.

13.gr. Sorp og þrif

Gámaþjónustan er þjónustuaðili sýningarinnar.  Sorpgámar verða staðsettir vestan megin við Laugardalshöllina fyrir sýnendur.  140 lítra sorptunnur verða á völdum stöðum innan sýningarsvæðis sem ætlaðar eru fyrir gesti sýningarinnar til að losa sig við sorp.  

Þeir sýnendur sem bjóða upp á einhvers konar matvöru (smakk) sem neytt er á staðnum skulu hafa sorpílát á sínu sýningarsvæði og tæma þegar þess þarf og er sýnendum gefin kostur á að tæma í gámanna vestan vegin við Laugardalshöllina sem eru á vegum sýningarstjórnar.  

Sýnendur eru með misjafnar þarfir varðandi losun á sorpi, þ.e. einhverjir eru ekki að bjóða upp á smakk, meðan aðrir gefa mikið magn af smakki sem getur fylgt mikið sorpmagn.  Einnig vill oft falla til mikið magn af kössum utan af vörum sem verið er að selja eða gefa. Hver sýnandi hefur kost á að losa sig við sorp í gámanna vestan megin við Laugardalshöllina, að hámarki 0,5 m3.  Aðrir sem áætla að vera með sorpmagn meira en 0,5 m3 er boðið að losa sig við það á kostnaðarverði, sjá verðskrá. Þeir sýnendur sem eru með kassa sem þeir þurfa að losa sig við, eru vinsamlegast beðnir um að brjóta saman, þannig að sem minnst fari fyrir þeim.

Sýnendur eru vinsamlegast beðnir um að láta sýningarstjórn vita ef tæma þarf ruslaílát á gangvegum nálægt þeim.

Sýningarstjórn bíður sýnendum upp á þrif á bás milli sýningardagana, sjá verðskrá. Gólfsvæði sýningarsvæðisins er þá ryksugað og ruslaílát tæmd eftir að sýningu er lokað á fimmtudegi.

14.gr. Hávaðatakmörkun

Gert er ráð fyrir dagskrá á sýningunni sem að mestu leyti fer fram á ,,TRAINING STATION“.   Þar er gert ráð fyrir áhugaverðum dagskrárliðum fyrir gesti sýningarinnar.  Sýningarstjórn mun setja upp dagskrá í samvinnu við sýnendur og ef sýnandi hefur áhuga á að vera með atriði, vinsamlegast hafið samband við sýningarstjórn. 

Mikilvægt er að taka tillit til sýnenda við Training station og einnig að hafa ekki tónlist eða hávaða sem gæti verið truflandi fyrir gesti sýningarinnar. Sýningarstjórn áskilur sér rétt til þess að lækka hljóðstyrk ef sýnandi virðir ekki þau mörk. 

15.gr. Öryggisgæsla

Sýningarstjórn verður með öryggisgæslu meðan á uppsetningu sýningarinnar stendur og einnig þegar niðurtaka sýningakerfa og búnaðar fer fram.   

Sýnendur fá úthlutað hálsbandi með merkingu sem ber að vera með, bæði meðan á uppsetningu sýningarinnar stendur, meðan sýningin stendur yfir og þegar niðurtaka búnaðar á sér stað.  

Sýnendur eru hvattir til að gæta að sínu nánasta umhverfi og vera vakandi yfir óæskilegum umgangi á sýningarsvæðinu. Öryggiskerfi Laugardalshallar verður virkt á meðan engin starfsemi er í húsinu. Hvorki sýningarstjórn né Laugardalshöll tekur ábyrgð á þeim vörum, munum og tækjum sem leigutaki flytur inn í húsið. Sýnanda er bent á að taka með sér verðmæti milli opnunartíma sýningar og skilja sýningarbás ekki eftir ómannaðan á meðan sýningu stendur.

16.gr. Eldvarnir

Allir sýningarbásar og leikmyndir þurfa að vera í samræmi við bruna- og byggingareglugerð.  Slökkvilið höfuðborgarsvæðisins mun taka út sýningarsvæðið, að það uppfylli sett skilyrði áður en sýningin opnar.  Sýningastjórn útvegar slökkvitæki á gangvegi sýningarsvæðis og tryggir að þau séu til staðar samkvæmt brunareglugerð. 

Hvert sýningarsvæði (bás) stærri en 20 fm. skal, samkvæmt brunareglugerð vera með að lágmarki eitt slökkvitæki.

17.gr. Flóttaleiðir

Sýnendum er bent á að óheimilt er að hindra flóttaleiðir og þar með talið gangvegi sýningar. Sýnendum gefst kostur á að geyma vörur utan sýningarsvæðis, (bak við sýningarsvæðið) og er þá mikilvægt er að setja ekki vörur eða búnað á skilgreindar flóttaleiðir sem kynnt verður sérstaklega á undirbúningsfundum með sýnendum.

18.gr. Bílastæði

Sýnendur er beðnir um að leggja bifreiðum sínum ekki fyrir framan Laugardalshöll meðan á sýningu stendur. Næg bílastæði eru við Skautahöllina, Þróttaraheimilið, Laugardalsvöll eða sunnan við frjálsíþróttahöllina. Þetta á þó ekki við þegar uppsetning og samantekt stendur yfir.

19.gr. Húsverðir

Tveir húsverðir á vegum Laugardalshallar verða á staðnum meðan á sýningu stendur og þegar uppsetning og niðurtekt sýningarbása fer fram. Hlutverk þeirra er að opna og loka húsinu, kveikja og slökkva á ljósum, fylgjast með loftræstingu og hafa eftirlit með salernisrýmum og öðrum almenningsrýmum.

20.gr. Í lok sýningar

Niðurtaka sýningarbása hefst strax að sýningu lokinni, föstudaginn 18. ágúst nk. milli kl. 20:45 og kl. 23:30.  Gert er ráð fyrir að hreinsað hafi verið úr básum eftir að sýningu líkur á föstududeginum. Hægt er síðan að taka dót og annað sýningarefni á laugardeginum milli kl. 08:00 og 12:00. Óheimilt er að hefja samantekt fyrr en 30 mínútum eftir að sýningu lýkur á föstudeginum. 

Leigutaki er ábyrgur fyrir að hreinsa allt rusl úr sínum sýningarbás í þar til gerða gáma sem staðsettir verða í sal og fyrir utan húsið. Ef sýnandi telur sig þurfa lengri tíma við niðurtekt þarf hann að semja um það sérstaklega við sýningarstjórn.

21.gr. Framleiga sýningarsvæðis

Sýnanda er óheimilt að framleigja eða veita öðru fyrirtæki / einstakling aðgang að umsömdu sýningarsvæði nema í samráði við sýningarstjórn.

22.gr. Greiðslur

Sýnandi samþykkir að greiða umsamið verð.  Auk umsamins verð greiðist fastagjald kr. 17.500 auk vsk. Innifalið í fastagjaldinu er öryggisgæsla, þrif á göngum og almennum rýmum sýningarsvæðisins, sorphirða almenns sorps, eldvarnir og þráðlaust net fyrir sýnendur meðan á uppsetningu og sýningu stendur.

Við skráningu á gólfsvæði innheimtist kr. 50.000 auk vsk sem er óafturkræft skráningargjald sem gengur upp í heildarkostnað sýnanda.

Fullnaðargreiðsla skal hafa verið greidd í síðasta lagi 1. ágúst 2018.

23.gr. Internet í Laugardalshöll

Frítt þráðlaust lokað netsvæði er fyrir sýnendur. Sýningarstjórn mun upplýsa sýnendur um það þegar að uppsetning hefst.

24.gr. Uppröðun sýningarbása

Sýningarstjórn áskilur sér rétt til breytinga á uppröðun eða fyrirkomulagi sýningarbása fram að 10 dögum fyrir sýningardag.   Jafnframt áskilur sýningarstjórn sér rétt til breytinga á uppröðun eða fyrirkomulagi sýningarbása fram að sýningu ef þörf er á því vegna ábendinga sem kynnu að koma frá Slökkviliði höfuðborgarsvæðisins við úttekt á sýningarsvæðinu.

25.gr. Kynning sýningarinnar

Sýningin verður kynnt á helstu samfélagsmiðlunum, í fjölmiðlum og víðar sem kostað er af sýningarstjórn.  Við hvetjum sýnendur til að kynna sýninguna fyrir sínum félagsmönnum / viðskiptavinum. Sýningarstjórn er þó ekki ábyrg fyrir mætingu gesta á sýninguna. 

26.gr.  Tryggingar

Sýnandi er ábyrgur fyrir að hafa gildar tryggingar vegna vinnu verktaka og eða starfsmanna á vegum sýnanda. Sýnandi getur verið ábyrgur gagnvart sýningarstjórn, öðrum sýnendum, starfsmönnum og gestum á meðan uppstilling, niðurtekt og vöru- og þjónustusýningin stendur yfir.

 

Reykjavík, 11. október 2017